Jedem Club steht ein Vorstand mit unterschiedlichen Positionen vor. Dies ist wichtig, damit klar geregelt ist wer wofür zuständig ist und wer welche Verantwortlichkeiten übrig hat. Das jeweilige Club-Statut ist dabei der rechtliche Rahmen. Was jedoch noch alles typischerweise zu den Aufgaben jedes Amtsträgers im Club zählt, haben wir nachstehend ausgeführt.

Präsident

Jedem LEO Club steht ein Präsident vor, der die Geschicke des Clubs leitet. Er hat eine verantwortungsvolle Aufgabe, von der der Erfolg des Clublebens zu einem Großteil abhängt. Neben seiner Leadership-Funktion steht er den Club-Mitgliedern beratend zur Seite und repräsentiert den Club nach außen. Seine Aufgaben sind im Detail folgende:

  • Repräsentation des Clubs
  • Einberufung und Leitung von Clubmeetings
  • Einbindung der Mitglieder in wichtige Entscheidungen
  • Gemeinsame Jahresplanung mit den Club-Mitgliedern
  • Delegation von Aufgaben bei Activities
  • Organisation von Activities
  • Koordination der einzelnen Zuständigkeiten im Club
  • Verpflichtende Teilnahme an LEO-Ratssitungen bzw. an der Gesamtdistriktversammlung (möglichst mit weiteren Club-Mitgliedern)
  • Motivation der Mitglieder für Activties bzw. für LEO-Veranstaltungen
  • Talente der Mitglieder finden und fördern
  • Informationsfluss zwischen Gesamtdistrikt und Club
  • Austausch mit den örtlichen LIONS Clubs und va. dem Patenclub
  • Ordentliche Amtsübergabe nach Ende der Funktionsperiode

Erfolgreiche Führungskräfte sind in der Lage…

  • zu kommunizieren
  • zu motivieren
  • Teams zu bilden
  • Probleme zu lösen
  • Veränderungen zu verwalten
  • Kreativität zu fördern

Pastpräsident

Eine besonders wertvolle Aufgabe hat der Pastpräsident. Er bringt seine gesammelten Erfahrungen aus seinem Präsidentschafts-Jahr in das aktuelle Vorstands-Team ein und sorgt dadurch für Kontinuität im Club. Jeder Präsident wird automatisch im darauffolgenden Clubjahr Pastpräsident.

  • als Präsident (im Vorjahr): Miteinbeziehung des Nachfolgers in die Clubarbeit
  • Amtsübergabe: Übergabe aller wichtigen Unterlagen, Werbemittel, Informationen, Tipps, etc. an den neuen Präsidenten
  • als Pastpräsident (im aktuellen Jahr): Beratende Funktion im Vorstand
„Informationen weitergeben – Kontinuität sichern“
Diese Schlagworte drücken die Kernaufgabe eines guten Past-Präsidenten aus, der sein gesammeltes Wissen an den nächsten Vorstand weiter gibt.

1. + 2. Vizepräsident

Der Vizepräsident unterstützt den Präsidenten bei der Erfüllung seiner Aufgaben. Wenn der Präsident verhindert ist, übernimmt nach Absprache der Vizepräsident dessen Aufgaben. Weitere Aufgaben können dem Vize-Präsidenten durch Entscheidung im Club übertragen werden.

  • Stellvertretung des Präsidenten
  • ist die „rechte Hand“ des Präsidenten
  • Einbindung der Mitglieder in wichtige Entscheidungen
  • Delegation von Aufgaben bei Activities

Schatzmeister

Der Schatzmeister ist die wirtschaftliche Drehscheibe im Club. Einerseits verwaltet er eingehende Spendengelder, Clubbeiträge und Förderungen, andererseits zahlt er vom Vorstand genehmigte Geldmittel auch aus. Absolute Priorität bei seiner Aufgabe ist der finanzielle Überblick, der zu jeder Zeit gewahrt sein muss.

  • führt gemeinsam mit dem Präsidenten und einem möglich Sponsoring-Beauftragten die Geldgeschäfte durch
  • arbeitet genau und hält seine Arbeit schriftlich fest
  • erstellt gemeinsam mit dem Präsidenten ein Budget und überwacht es laufend
  • übermittelt an die Rechnungsprüfer eine Buchhaltung zur Rechnungsprüfung
  • treibt offenen Forderungen ein und versiert die fristgerechte Zahlung von Verbindlichkeiten
  • verfügt über das Vereins-Konto
  • garantiert eine korrekte Mittelverwendung

Sekretär

Überall wo Menschen zusammen arbeiten, ist eine schlichte aber effektive Verwaltung notwendig, die im LEO Club vom jeweiligen Sekretär übernommen wird. Ob bei Sitzungen die Protokollführung oder bei Activities die Zeiteinteilung – ein gutes Management und ein guter Draht zu allen Club-Mitgliedern ist das Anforderungsprofil für jeden Sekretär.

  • Datenverwaltung (ua. Eintrag in den WebAuthor der aktuellen Mitglieder-Liste)
  • Versand von Einladungen zu Sitzungen
  • Protokollführung bei Sitzungen + anschließendes Ausschicken
  • Führung der Anwesenheitsliste
  • Koordination von Terminen (laufende Aktualisierung eines Terminkalenders)
  • Meldung an Behörden bei Wahlen

Protokolle sind von großer Bedeutung!

Protokolle dienen der leichteren Nachvollziehbarkeit gewisser Entscheidungen und ermöglichen Transparenz gegenüber allen Steakholdern des Clubs.

Ein Protokoll besteht idealerweise aus:

  • Zweck des Treffens
  • Ort, Datum, Beginn- und Endzeit
  • Auflistung der anwesenden / entschuldigten / unentschuldigten Teilnehmer
  • Tagesordnung als Inhaltsangabe
  • Festhaltung von Abstimmungs-Ergebnissen

Beauftragte

Je nach Notwendigkeit können Beauftragte für bestimmte im Club anfallende Aufgaben ernannt werden. Sie können vom Präsidenten bestellt und auch wieder abbestellt werden und haben keine verpflichtende Vorstands-Position inne. Bewährte Positionen für Beauftragte möchten wir die in folgender Liste kurz vorstellen:

  • Public Relations | Dieser Beauftragte ist für das Marketing, die Öffentlichkeitsarbeit und die Pressebetreuung zuständig. Er verleiht dem jeweiligen Club sein Erscheinungsbild nach außen und ist für die Vermarktung und Bekanntmachung der Marke „LEO“ in Einzugsgebiet des Clubs verantwortlich. Außerdem kümmert er sich um die fristgerechte Abgabe interessanter Beiträge für das Mitgliedermagazin „LION“.
  • Activities | Sofern die Koordination der Activities an eine Person ausgegliedert werden will, empfiehlt sich die Bestellung eines Activity-Beauftragten, bei dem die organisatorischen Fäden von Aktionen und Veranstaltungen zusammenlaufen. Idealerweise wird diese Position mit einer verantwortungsvollen, im Management vertrauten und gut im Team arbeitender Person besetzt.
 
  • Clubmeister | Jeder Club ist im Besitz diverser Utensilien, die bei Clubsitzungen oder Activities aufgebaut werden. Damit diese immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und auch wieder ordnungsgemäß verstaut werden, gibt es den Clubmeister, der dessen Verwaltung über hat. Besonders sorgfältig ist das LEO-Roll-Up zu behandeln, mit dem jeder Club vom LEO-Gesamtdistrikt ausgestattet wird.
 
  • Internet | Das Aushängeschild eines jeden Clubs ist die Homepage, die stets aktuell und informativ gehalten werden muss. Der Internet-Beauftragte sorgt neben einem ansprechenden Web-Auftritt auch für E-Mail-Verteiler, Club-Mail-Adressen und einen möglichen Social Network-Auftritt (zB. in Facebook).
 
  • LIONS | Zur besseren Zusammenarbeit zwischen LEOs und LIONS empfiehlt sich das Pendant zum LEO-Beauftragten im LIONS Club, nämlich den LIONS-Beauftragten im LEO Club zu installieren. Er übernimmt den Erfahrungsaustausch der Activities und des Clublebens und regt die gegenseitige Teilnahme an Veranstaltungen an.

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